Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Organ Donation Best Practice Guidelines and Policy'.


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Donation after Cardiac Death 
Patient Label 
 
ICU (Otago) 
 
 
 
Date: ………/………/……….. 
 
D 
Criteria for donation after cardiac death (DCD): 
O 
  Aged 60 years or less 
  Severe brain damage  
N 
  On ventilatory support in ICU 
A 
  Consensus that treatment will be withdrawn 
  Expected to die soon after withdrawal of treatment 
T 
 
Advice is available by contacting the donor co-ordinator:  24 hour number 09 630 0935 
I 
The following procedure for DCD is listed in approximate sequence. 
O 
 
Procedure 
Action by 
Explanatory Notes 
√ when completed 
N 
1 
Discuss withdrawal of 
Intensivist & 
The decision to withdraw treatment is made by the treating team 
 
treatment with family 
ICU nurse 
in accord with good medical practice which includes the patient’s 
A 
best interests, ethical standards and legal requirements. The 
views of the patient, as far as they can be ascertained, and of 
F 
the family, should be taken into account. 
 
T 
2 
Agreement to withdraw 
Intensivist & 
Family and treating team must both agree to the withdrawal of 
E 
treatment 
ICU nurse 
treatment before DCD can be considered. 
 
R 
3 
Contact donor  
Intensivist 
Please discuss all patients who meet the above criteria with the 
 
co-ordinator 
donor co-ordinator on-call. The donor co-ordinator will contact 
 
the ODNZ medical specialist on-call, who in turn will phone the 
C 
intensivist.  
A 
 
4 
Discuss suitability for 
Intensivist & 
Discuss suitability for DCD including: 
R 
DCD 
ODNZ medical 
  Likelihood of deterioration to brain death 
specialist 
D 
  The organs and tissues under consideration – liver, kidneys, 
heart valves, skin and eyes 
I 
  Whether or not referral to the coroner is required 
  Time frame for the DCD process 
A 
  Discuss together whether or not the interval between 
C 
withdrawal of treatment and death is likely to fall within a time 
 
frame that will allow donation. 
D 
Ideally one intensivist will take responsibility for the DCD 
process. An ICU nurse will also be identified for this process. 
E 
 
A 
5 
Discuss organ donation 
Intensivist & 
Discuss organ donation with the family. Explain the DCD 
with family 
ICU nurse 
process, including: 
T 
  Continuation of care, including sedation if required 
H 
  Options for withdrawal of treatment are OT or ICU. Currently 
no procedure has been agreed to allow presence of family 
 
members in OT 
  Family can only have a short time (a few minutes) with their 
loved one following death 
  The organs and tissues that are under consideration 
  Use of heparin, if the intensivist does not think that heparin 
will influence the process of dying 
  If death does not occur within the required timeframe for 
donation that DCD will not proceed, but tissue donation can 
still be facilitated following death 
Determine the intent of family to proceed with donation. 
. 
 
Southern DHB 68483 V3 
Clinical Record 
  Page   1 
Issued 16/12/2015 Released 16/12/2015 
 
 
Procedure 
Action by 
Explanatory Notes 
 
√ when completed 
6 
Inform donor  
Intensivist 
Inform donor co-ordinator of outcome of family discussion and 
 
co-ordinator 
whether heparin will be given. Donor co-ordinator will request 
the information outlined in the ODNZ ‘Intensive Care 
 
Guidelines’: Section 8.3, and whether referral to coroner is 
 
required. 
 
 
7 
Donor bloods 
ICU staff 
Donor co-ordinator will arrange courier to collect donor pack 
 
 
from ICU and transport to NZBS for testing. 
D 
Testing of bloods commences only after family has 
indicated an intent to proceed with DCD. 
O 
 
8 
Medical/social 
ICU nurse 
Donor co-ordinator will fax medical/social questionnaire and 
N 
questionnaire & physical 
physical assessment to ICU nurse to complete. Completed 
A 
assessment 
documentation faxed back to donor co-ordinator. 
 
T 
9 
Agreement of the coroner 
Intensivist  
When referral to the coroner is required, agreement from the 
I 
 
coroner for organ and tissue retrieval must be obtained before 
treatment is withdrawn: 24 hour number 0800 266 800. 
O 
The chief coroner agrees that, in planning for DCD, it is 
appropriate for the coroner to agree, before death has occurred, 
N 
for donation to proceed. Document outcome of the discussion 
 
on the ‘Authority for Organ and Tissue Removal Form’ or in the 
A 
clinical notes. 
 
F 
10 
Confirm organs and 
Donor 
Contact transplant units with donor information and whether or 
T 
tissues that can be 
co-ordinator 
not heparin will be given. Inform intensivist of organs and tissues 
donated 
that can be donated 
E 
 
R 
11 
Determine if family wish 
Intensivist & 
  If no family members wish to be present, withdrawal of 
 
to be present at time of 
ICU nurse 
treatment will take place in OT 8 after hours or acute theatre 
withdrawal of treatment 
during working hours. 
C 
and death 
  If family members wish to be present, withdrawal will take 
place in OT waiting bay after hours or ICU side room, if 
A 
available. 
R 
12 
Written consent for organ 
Intensivist 
Inform family of organs and tissues that are able to be donated 
and tissue donation 
and heparin will be given before withdrawal of treatment. Family 
D 
representative signs ‘Authority for Organ and Tissue Removal 
I 
Form’. If family is not present, verbal consent in accord with the 
Human Tissue Act 2008 is documented on ‘Authority for Organ 
A 
and Tissue Removal Form’. 
 
C 
 
13 
Inform donor  
Intensivist or 
Inform donor co-ordinator whether consent has been obtained, 
co-ordinator 
ICU nurse 
for which organs and tissues, whether the family wish to be 
D 
present and where withdrawal of treatment will take place.  
 
E 
14 
Organisation of retrieval 
Donor 
Arrange OT time in liaison with ICU, OT and the transplant 
A 
operation 
co-ordinator 
retrieval team. Inform ICU of OT time. OT notifies OT link nurse 
and OT staff willing to be involved. 
T 
 
H 
15 
Planning meeting 
Donor  
Organise a meeting in the Ritchie Room or 5th Floor Seminar 
co-ordinator 
Room prior to commencement of DCD process for those who 
 
will be involved: intensivist, ICU nurse, OT staff, transplant 
retrieval team and donor co-ordinator. Documentation will be 
checked at this meeting. OT staff will provide appropriate OT 
attire for ICU staff who will be in OT. 
 
16 
Patient care in ICU 
ICU staff 
Continue patient care, including adequate MAP and 
oxygenation. 
 
17 
OT 8 (after hours) or 
Transplant 
Set up OT for organ retrieval operation. Trolleys are set up and 
acute theatre (working 
retrieval team 
remain uncovered in OT. Donor co-ordinator informs ICU staff 
hours) set up for retrieval 
& OT staff 
when OT set-up is complete and retrieval team are gowned and 
operation 
 
gloved.  
Southern DHB 68483 V3 
Clinical Record 
  Page   2 
Issued 16/12/2015 Released 16/12/2015 
 
 
 
 
For withdrawal of treatment in ICU (single room) with family members present, go to No. 33 
 
For withdrawal of treatment in OT waiting bay (after hours) with family members present, continue from 
 
No. 25 
 
For withdrawal of treatment in OT, continue from No.18 
 
 
Procedure 
Action by 
Explanatory Notes 
 
√ when completed 
 
18 
Transfer of patient to OT 
Intensivist, 
ICU staff who will be in OT require appropriate OT attire. 
ICU nurses (2) 
Continue arterial pressure monitoring and inotropic support, if 
D 
&  
required. Discontinue ECG monitoring. Take all medications that 
O 
donor  
might be required from ICU, including heparin, opioids and 
co-ordinator 
sedation. Intensivist and ICU nurse continue patient care in OT. 
N 
 
Another ICU nurse remains with the family. 
 
A 
19 
Patient prepared for 
Transplant 
Patient prepared and draped for surgery. A circulating nurse 
T 
retrieval operation 
retrieval team 
remains in the scrub bay but all other OT staff and the retrieval 
team (gowned and gloved) leave OT and wait in the utility room. 
I 
 
O 
20 
Administration of heparin 
Intensivist 
If heparin is to be given, administer 300u/kg prior to withdrawal 
of treatment. 
N 
 
 
21 
Withdrawal of treatment 
Intensivist & 
Withdraw treatment (usually ventilation and ETT and inotropes). 
 
ICU nurse 
Continue arterial pressure monitoring (ECG monitoring will have 
A 
 
been discontinued in ICU). An intensivist and ICU nurse remain 
 
with the patient until death has occurred. Any evidence of 
F 
 
distress is treated with opioid and/or sedation as for treatment 
T 
withdrawal in any other circumstances. 
 
E 
22 
Determination of death 
Intensivist 
Determine death on the basis of: 
R 
 
  Immobility 
 
 
  Apnoea 
 
  Absent skin perfusion 
C 
 
  Absence of pulsatility on the arterial line of at least 2 minutes 
A 
duration 
Notify donor co-ordinator and document time of death on the 
R 
‘Determination of Death Form’. All equipment remains in OT 
until after the organ retrieval. 
D 
If death does not occur within the required timeframe, DCD 
I 
will not proceed and the patient will return to ICU for 
continuing care. Tissue donation can still be facilitated 
A 
following death. 
C 
 
 
23 
Inform transplant retrieval 
Donor  
Inform transplant retrieval team and OT staff (waiting in utility 
team of death 
co-ordinator 
room) of death. 
D 
24 
Organ retrieval operation 
Transplant 
Sight documentation of death and commence organ retrieval 
E 
retrieval team 
immediately but after ICU staff have left OT. 
& OT staff 
A 
For care of patient following donation, go to No. 39 
T 
For withdrawal of treatment in OT waiting bay after hours, continue from No. 25 
H 
25 
Transfer of patient to OT 
Intensivist, 
ICU staff who will be in OT require appropriate OT attire. 
 
Waiting Bay 
ICU nurses (2) 
Continue arterial pressure monitoring and inotropic support, if 
&  
required. Discontinue ECG monitoring. Take all medications that 
donor 
might be required from ICU, including heparin, opioids and 
co-ordinator 
sedation. Intensivist and ICU nurse continue patient care in OT 
 
Waiting Bay. Another ICU nurse remains with the family. 
 
26 
Family taken to OT 
ICU nurse or 
An ICU nurse or donor co-ordinator takes the family to the OT 
Waiting Bay 
donor 
Waiting Bay. The family do not require OT attire. 
co-ordinator 
 
Southern DHB 68483 V3 
Clinical Record 
  Page   3 
Issued 16/12/2015 Released 16/12/2015 
 
 
 
 
Procedure 
Action by 
Explanatory Notes 
 
√ when completed 
27 
Administration of heparin 
Intensivist 
If heparin is to be given, administer 300u/kg prior to withdrawal 
 
of treatment. 
 
 
28 
Withdrawal of treatment 
Intensivist & 
Withdraw treatment (usually ventilation and ETT and inotropes). 
 
 
ICU nurse 
Continue arterial pressure monitoring (ECG monitoring will have 
 
been discontinued in ICU). An intensivist and ICU nurse remain 
 
 
with the patient until death has occurred. Any evidence of 
 
 
distress is treated with opioid and/or sedation as for treatment 
D 
withdrawal in any other circumstances. 
 
O 
29 
Determination of death 
Intensivist 
Determine death on the basis of: 
N 
 
  Immobility 
 
  Apnoea 
A 
 
  Absent skin perfusion 
 
T 
  Absence of pulsatility on the arterial line of at least 2 minutes 
duration 
I 
Notify donor co-ordinator and document time of death on the 
‘Determination of Death Form’. All equipment remains in OT 
O 
until after the organ retrieval. 
N 
If death does not occur within the required timeframe, DCD 
will not proceed and the patient will return to ICU for 
 
continuing care. Tissue donation can still be facilitated 
A 
following death. 
 
F 
30 
Inform transplant retrieval 
Donor  
Inform transplant retrieval team of death. 
team of death 
co-ordinator 
 
T 
31 
Transfer patient to OT 
Intensivist & 
Intensivist and donor co-ordinator transfer deceased 
E 
donor  
immediately to OT. Intensivist, donor co-ordinator and circulating 
co-ordinator 
nurses transfer patient to OT table. The ICU nurse provides care 
R 
and support for the family.  
 
 
C 
32 
Organ retrieval operation 
Transplant 
Sight documentation of death and commence organ retrieval 
retrieval team 
immediately but after ICU staff have left OT. 
A 
& OT staff 
 
R 
For care of patient following donation, go to No. 39 
D 
For withdrawal of treatment in ICU (single room) with family present, continue from No. 33 
I 
33 
Administration of heparin 
Intensivist 
If heparin is to be given, administer 300u/kg prior to withdrawal 
of treatment. 
A 
34 
Withdrawal of treatment 
Intensivist & 
Withdraw treatment (usually ventilation and ETT, ECG 
C 
 
ICU nurse 
monitoring and inotropes). Continue arterial pressure 
 
 
monitoring. An intensivist and ICU nurse remain with the patient 
 
until death has occurred. Any evidence of distress is treated with 
D 
 
opioid and/or sedation as for treatment withdrawal in any other 
E 
circumstances. 
35 
Determination of death 
Intensivist 
Determine death on the basis of: 
A 
 
  Immobility 
 
T 
  Apnoea 
 
  Absent skin perfusion 
H 
 
  Absence of pulsatility on the arterial line of at least two 
minutes duration 
 
Notify donor co-ordinator and document time of death on the 
‘Determination of Death Form’.  
If death does not occur within the required timeframe, DCD 
will not proceed. Tissue donation can still be facilitated 
following death. 
36 
Inform transplant retrieval 
Donor  
Inform transplant retrieval team and OT staff of death.  
team of death 
co-ordinator 
 
 
Southern DHB 68483 V3 
Clinical Record 
  Page   4 
Issued 16/12/2015 Released 16/12/2015 
 
 
 
For withdrawal of treatment in ICU (single room) with family present, continue from No. 33 
 
37 
Transfer of patient to OT 
Intensivist & 
Intensivist and donor co-ordinator transfer deceased 
donor  
immediately to OT. Intensivist, donor co-ordinator and circulating 
co-ordinator 
nurses transfer patient to OT table. The ICU nurse provides care 
and support for the family. 
  
38 
Organ retrieval operation 
Transplant 
Sight documentation of death and patient ID and commence 
retrieval team 
organ retrieval immediately. 
 
Care of patient following donation 
39 
Completion of routine 
ICU staff 
ICU staff follow normal protocol following death. 
death documentation 
 
40 
Care of patient following 
OT staff, donor   Following donation, care of the patient can be carried out by OT 
donation 
co-ordinator 
staff and the donor co-ordinator. The ICU staff will inform OT 
& ICU staff 
staff if the family wish the patient to return to the ICU following 
 
donation otherwise the patient will be transferred directly to the 
mortuary. 
 
41 
For coronial cases 
ICU medical 
Notification of police by the ICU medical staff. Patient ID and 
staff 
‘Life Extinct Form’ completed. Police and nursing staff or orderly 
 
transfer patient to mortuary. 
 
Southern DHB 68483 V3 
Clinical Record 
  Page   5 
Issued 16/12/2015 Released 16/12/2015