Our Ref: OIA-16-025 
 
 
11 May 2016 
 
 
Dr. G Robertshaw 
Received by email 
 
  
Dear Dr. Robertshaw 
 
REQUEST  UNDER  THE  LOCAL  GOVERNMENT  OFFICIAL  INFORMATION  AND  MEETINGS 
ACT 1987 
 
This letter is with regard to your s10 LGOIMA request received by Hawke’s Bay Regional Council 
(the Council) on 6 April 2016.  
 
In accordance with s13(1)(a) the Council intends to provide the information, however the request is 
for a large amount of information that will require a significant number of staff hours to identify and 
collate. 
 
I am therefore providing a range of costs in accordance with s13(1A) of the Act, as per the attached 
table, to provide the requested information; being between $331.20 and $441.60. 
 
Council is also invoking s13(4) of the Act requiring part payment of the estimated charge to be paid 
in  advance.  As  such  the  Council  requires  payment  of  $264.96  (calculated  as  80%  of  the  most 
conservative cost range figure) to be paid in advance. Please make this payment by way of cheque 
no later than 19 April 2016. 
 
Council will initiate collation of the information once payment is received.  Please find attached a 
Public  Enquiry  Charge  Form for  completion  and return,  noting  that  the free  time  of one  hour  has 
been deducted from the range enclosed. 
 
Please  note  that  Council  reserves  the  right  to  extend  the  timeframes  for  response  should  this 
payment not be made by the due date. 
 
Yours sincerely 
 
IAIN MAXWELL 
GROUP MANAGER RESOURCE MANAGEMENT 
EMAIL: 
[email address]       
 
 
 
 
 

---

 
 
Prescribed Cost Range for 
Nitrate levels in all groundwater wells in Hawke’s Bay for last 10 years 
 
 
Department 
Approx Time Range 
Hourly Rate  
Cost Range 
 
(hours) 
(as set out in the 
 
current annual plan) 
From  
To  
From  
 To  
 
Environmental  3 
4 
$96 
$288 
$384 
 
Science 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Total  
$288 
$384 
 
 
 
 
15% GST 
$43.20 
$57.60 
 
 
 
 
Total (range) 
$331.20 
$441.60 
 
 
 
 
 
 
 

---

 
 
 
 
Public Enquiry Charge Form 
 
 
Hawke’s Bay Regional Council will provide 1 hour of free staff time to any enquiry. Any and all 
time spent above these times will be charged to the enquirer at the actual and reasonable rate 
as set out in the current annual plan.  
Any photocopying of Council materials /files in excess of 10 sheets will also be charged out at 
a rate of 20c per sheet to the enquirer.  
All  information  is  provided  in  good  faith.  The  enquirer  agrees  not  to  amend,  alter,  deface, 
damage or change any of the information supplied to them by the Council in good faith.  
The enquirer agrees to be financially responsible for the actual staff time spent fulfilling the 
request/ enquiry.  
 
I 
I, _________________________________ understand and agree to the above conditions of 
the  supply  of  information.  I  agree to the  payment  of  actual  staff time  charged  to  me  at the 
prescribed amounts.  
 
 
 
 
Signed  
Date  
/ 
/ 
 
 
 
 
Billing information  
Name  
Address 1 
Address 2 
Postcode  
 
 
Required payment in advance enclosed     
 
Charge code reference: 895-003 
 
 

---