Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'potential conflicts of interests senior leaders MBIE'.


 
 
 
 
8 July 2016 
 
 
Sadie Ford 
[FYI request #4063 email]  
[email address] 
Ref: 2016-OIA-13 
Dear Ms Ford 
 
Thank you for your email of 26 May 2016, partially transferred to Callaghan Innovation on 1 June 
2016  concerning an  Official Information Act 1982 (the Act) request for  the following information: 
1.  The formal policies for the senior leadership teams at Ministry of Business, Innovation & 
Employment, Callaghan Institute and NZ Trade & Enterprise for holding non executive 
directorships positions (both paid and not paid) 
2.  A list of the declared possible conflict of interests for the entire senior leadership teams at 
Ministry of Business, Innovation & Employment, Callaghan Institute, NZ Trade & Enterprise. 
3.  The salary bands for the individuals with declared conflict of interest and the associated 
directorship fees these individuals receive. 
In response to your first request I have attached Callaghan Innovation’s Managing Conflicts of 
Interest Policy, which applies to our Executive Leadership Team.  Also attached is a copy of the 
document Employee Appointments to External Board. 
In response to your second and third requests, there are two members of Callaghan Innovation’s 
executive leadership team,   Dr Mary Quin, Callaghan Innovation Chief Executive and a General 
Manager, that have declared interests and a current conflict management plan in place.  In regards 
to Dr Quin’s Westpac directorship appointment, advice was sought from the State Services 
Commission and the Callaghan Innovation Board.   
In order to be helpful, information regarding Callaghan Innovation’s Chief Executive salary is 
publicly available and can be found at: www.ssc.govt.nz/rem-senior-state-sector-staff-to-30june15 .  
The remaining information regarding your second and third requests is withheld under sections 
9(2)(a) of the Act in order to protect the privacy of natural persons. In making the decision to 
withhold some of the information, we have considered the public interest under section 9(1) of the 
Act. You have the right to request a review of this response, and the information withheld, by the 
Ombudsman at www.ombudsman.parliament.nz or 0800 802 602. 
Please contact [email address] if you require any further 
information.  
 
Yours sincerely  
 
 
 
 
Esther Livingston 
GM People and Capability
Managing Conflicts of Interest policy 
 
Purpose 
This policy sets out our requirements for declaring and managing conflicts of interest.  
 
Scope 
Applies to all permanent, fixed term and casual employees, agency staff, independent 
directors of the Boards of any subsidiary companies, members of committees, Board 
members and contractors. 
 
Policy 
We are bound by the State Sector Standards of Integrity and Conduct which sets out the 
expected standards of behaviour for Public Servants and the associated guidance material 
Also the Office of the Auditor General has issued guidelines and examples of how they can 
be applied in practice.  
A conflict of interest can arise where two different interests overlap.  They are real or 
perceived, and are an inevitable part of running an organisation.  We will effectively and 
efficiently manage any declared conflicts of interests as it is essential to maintain the public’s 
trust through being seen to be unbiased in our deliberations and decisions. 
 
We value your integrity and commitment to the interests of Callaghan Innovation and rely on 
you to act at all times in an open and honest manner and in a way that does not interfere or 
conflict with your employment obligations. You must ensure that there is no actual, or 
perceived, conflict between your personal interests and your work duties and responsibilities. 
  
If you believe that a conflict of interest does, or may, exist then you must declare it in writing 
using the Conflict of Interest Declaration form.  A decision will be made about whether or not 
a conflict exists, and the ways in which it can be best managed or mitigated.  It is your 
responsibility to update your reporting manager if there is a change or as soon as you 
become aware of that possibility. 
 
Candidates are required to declare any potential conflicts when applying for positions and 
prior to commencing employment – see Recruitment and Selection policy.  Employment 
Agreements also identify specific requirements to disclose any actual or potential conflicts of 
interests.   
 
Some Examples of Conflicts of Interest (but not an exhaustive list): 
•  Direct or close working relationships:  having a direct reporting or close working 
relationship between people who have a domestic relationship (marriage, civil union 
or de facto, parent or child, or grandparent and grandchild, siblings, and other close 
family relationships) outside of work.  This may also arise where two people who work 
together form a relationship. 
 
•  Contracting, consulting or secondary employment:  having a business relationship 
with Callaghan Innovation, or an outside business relationship which would affect 
independence.  Secondary employment may be inappropriate for other reasons – see 
Secondary Employment policy.   
 
•  Gifts and hospitality (see Gifts, Koha and Donations policy):  receiving gifts and 
hospitality such as meals, travel, shows/events tickets can create a conflict or if 
potentially involved in decisions related to the gifting party/organisation. 
 
•  Voluntary interests:  being involved in political or social causes which may be closely 
aligned to Callaghan Innovation’s business, or situations in which your involvement 
may create reputational risk for Callaghan Innovation.  This may also depend on 
 
 
seniority and/or the position held. See separate guidance for public servant’s 
involvement in political activity.    
 
•  Unpaid and hobby activity:  creating a business opportunity or intellectual property in 
own time which is closely related to that of paid employment.  Callaghan Innovation 
time and resources should not be used to further these private interests. Or being 
involved in any decision making for grants or potential clients where the nature of the 
decision might be perceived as being influenced by such outside of work activities. 
 
•  Recruitment:  being involved in short listing or recruitment and selection decisions 
involving family members, personal friends, business associates or any other forms of 
private relationship.   
 
•  Procurement, regulatory, funding or sponsorship:  being involved in decision making 
where it has, or potentially has, any financial or personal relationship impacted by the 
outcome of these decisions. 
 
•  Financial:  having any private financial interests (company directorships, 
shareholdings, ownership) where it could be seen to influence your actions in an 
official capacity.   
 
Options to Manage a Conflict of Interest 
The way in which a conflict is managed will depend on both the seriousness of the conflict 
(significance of the issue or decision involved, risk, size of financial interest or closeness of 
relationship for example) and the available options for managing it.  There may also be 
existing legal or other policy requirements which must be applied.   
 
Any one or a number of the following options (not an exhaustive list) may apply:  
•  The declaration itself may be sufficient to protect you and Callaghan Innovation from 
perceptions of bias in decision making. 
•  Avoidance of the conflict, i.e. sale of shares, resignation from another body or 
otherwise eliminating the external conflict. 
•  Exclusion from decision making, i.e. a manager may transfer decision making to 
another manager. 
•  Seeking consent from those affected by the issue or decision. 
•  Changing reporting lines, reassigning responsibilities, or putting in place additional 
processes to ensure impartiality when performing certain duties. 
•  Providing additional oversight or quality assurance. 
 
If you do not declare any conflicts of interest or potential conflicts of interests this may result 
in disciplinary action up to and including dismissal.   
 
A breach of this policy by individuals, contractors or entities who are not employees may 
result in the termination of their contract with Callaghan Innovation. 
 
Procedures 
•  Complete a Conflict of Interest Declaration form and give it to your reporting manager 
as soon as you are aware of a conflict or a potential conflict exists.  If you do not wish 
to advise your reporting manager for privacy reasons you can provide the form to the 
General Manager People and Capability. 
•  If you feel another employee/party may have a conflict you should raise this with your 
reporting manager or Group Manager.  Alternatively if you wish to do so 
anonymously, you can advise the General Manager People and Capability. 
•  Your reporting manager will prepare a summary of the best ways to manage or 
mitigate the conflict and forward the completed form to the Group Manager. 
 
 
•  If the conflict is minor or inconsequential the Group Manager will advise you and your 
reporting manager in writing that s/he is aware of the conflict then will send a copy of 
the completed documentation to the General Manager People and Capability for 
inclusion in the Conflict of Interests Register. 
•  For all other conflicts of interests the Group Manager will seek advice as appropriate 
from the General Manager People and Capability, Legal Counsel, the Chief 
Executive, and/or other Group Managers to identify the best way to manage the 
conflict.  
•  The Group Manager will advise you and your reporting manager in writing of the 
agreed steps to manage the conflict, then send a copy of the completed 
documentation to the General Manager People and Capability for inclusion in the 
Conflict of Interests Register. 
•  If circumstances change, or other conflicts of interest arise, or the conflict no longer 
exists you will advise your reporting manager in writing.  Otherwise we will require 
you to declare any conflicts annually, generally at the start of each financial year.  
The People and Capability team will coordinate this process.   
•  If a conflict of interest involves an independent member of any committee (or similar) 
formed by Callaghan Innovation, or the Chief Executive, the Conflict of Interest 
Declaration form should be forwarded to the Chair of the Board. 
•  The Chair of the Board will confirm the outcomes of his/her consideration of the 
conflict in writing to the potentially conflicted person.  A copy of this documentation 
will be provided to the General Manager People and Capability for inclusion in the 
Conflicts of Interest Register. 
•  The General Manager People and Capability will manage and maintain the Conflicts 
of Interest Register. 
 
Declaration 
 
I, have read and understood this Managing Conflicts of Interest policy.   
 
 
I declare that:  (please select one) 
 
 
I have no actual, perceived or potential conflicts of interest to disclose. 
 
 
I wish to disclose the following actual, perceived or potential conflicts of interest.  
Please describe below.  (Attach further information if necessary). 
 
 
 
 
 
 
I understand that this offer of employment is subject to any conflicts relating to my 
employment with Callaghan Innovation being appropriately managed or mitigated. 
 
 
I agree to advise Callaghan Innovation immediately if circumstances change.   
 
 
 
Signed: _______________________________ 
 
Date:____________________ 
 
 
 
 
 
Callaghan Innovation 
External Board Appointments Guidelines for Employees 
 
Cal aghan Innovation’s guidelines regarding the appointment of employees to Boards 
are set out below.  These guidelines were developed following consultation with the SSC, 
and should be read in conjunction with our Conflicts of Interest and Secondary 
Employment policies and guidelines. 
•  Employees can accept appointments to boards in a private capacity (i.e. not as a 
consequence or result of their employment with Cal aghan Innovation) and as an 
individual on the basis that appropriate approvals have been obtained prior to 
accepting the appointment.  In approving the appointment, particular care as to 
whether or not this appointment could give rise to either a real or perceived 
conflict of interest must be taken.  Consideration must also be given to the 
potential impact in terms of time required to attend to Board duties and any 
impacts this may have on the employee’s ability to perform effectively in their 
role. 
•  Where individuals are appointed to boards in a private capacity, the employee 
can retain directors’ fees, but must take any time required to attend to the 
responsibilities of this Board as either annual leave or leave without pay.   If the 
employee does not wish to take annual leave or leave without pay, then the 
Directors’ fees must be reminted to Cal aghan Innovation.  
•  In the event that an employee is appointed to a board as part of their role with 
Callaghan Innovation, the employee is not eligible for payment of fees, but will 
be paid by Callaghan Innovation for the time spent on executing responsibilities 
of the Board appointment.  Cal aghan Innovation may require that the employee 
undertake appropriate governance training in relation to such appointments. 
 
 
 

Document Outline