CORPORATE OFFICE 
Level 2, H Block 
The Princess Margaret Hospital 
Telephone:  0064 3 364 4160 
Cashmere Road   
 
 
 
 
 
 
Fax:  0064 3 364 4101 
CHRISTCHURCH 
 
 
 
 
 
 
[email address] 
 
 
8 July 2016 
  
 
Tom Sellers 
 
Email: [FYI request #4144 email];  
 
Dear Tom 
 
Re: Official Information Act Request CDHB 9397 
 
We  refer  to  your  email  dated  15  June  2016  requesting  the  following  information  under  the  Official 
Information  Act.  This  was  clarified  by  you  on  17  June  2016  as  CORS  being  the  Christchurch  Opioid 
Recovery Service. 
 
1.  If  CORS  case  managers  have  access  to  patient  files  requested,  are  they  required  to  release  such 
information if so requested by the patient to which the files pertain?  
 
The Canterbury DHB has a standard process for the release of health information to an individual. Please 
refer to the form attached as Appendix 1. When individuals apply for a copy of their clinical notes the 
request is made to Medical Records not individual services such as CORS (Christchurch Opioid Recovery 
Service). 
 
2.  If  CORS  are  not  in  direct  possession  of  a  patients  case  files,  are  they  required  to  obtain  such 
information and present it to patients? 
 
CORS  would  not  request  the  individual’s  notes  as  Medical  Records  is  responsible  for  releasing  the 
information. 
 
3.  If case managers are not allowed to release patient files, are managers of CORS allowed to release 
such information to patients to which the files pertain? 
 
CORS  staff  would  not  release  an  individual’s  notes  as  Medical  records  is  responsible  for  releasing  the 
information. 
 
4.  What is the procedure for the release of patient files by CORS to patients? 
 
The Canterbury DHB has a standard process for the release of health information to an individual. The 
individual  is  required  to  complete  a  Release  of  Information  form  and  forward  it  to  Medical  Records. 
Medical Records review the individual’s information to ensure compliance with the Privacy Act 1993 and 
the Health Information Privacy Code 1994, Rule 6: Access to Information.  
 
 

---

5.  Is CORS governed by the Health Information Privacy Code 1994? I refer you specifically to  
Rule 6 
 
All Canterbury DHB services are required to comply with the Privacy Act 1993 and Health Information 
Privacy Code 1994. 
 
6.  If  CORS  is  not  governed  by  the  Health  Information  Privacy  Code  1994,  please  direct  me  to  the 
relevant documents that explains CORS policy towards the release of patient information.  
 
CORS services are required to comply with: 
  The Privacy Act 1993 and Health Information Privacy Code 1994. 
  Health  Act  1956;  22C  Disclosure  of  Health  Information;  22  F  Communication  of  Information  for 
Diagnostic and other Purposes.  
 
7. On your website http://www.cdhb.health.nz/ under the tab patients and visitors-- sub tab concerns 
about  your  care--  you  note  under  the  heading  "Personal  information  and  your  privacy"  that  "There 
are  clearly  stated  rules  for  the  release  of  any  information  in  the  Health  Information  Privacy  Code 
(1994) (HIP Code) and other legislation." Please specifically list the "other legislation" that governs the 
release of any information in respects of patients.  
 
Health Act 1956; 22C Disclosure of Health Information; 22 F Communication of Information for 
Diagnostic and other Purposes.  
 
8.  If possible, please note the relevant sections and subsections that you believe that grant you the 
legislative authority to release/ not release patient files.  
 
As per Privacy Act 1993 and Health Information Privacy Code 1994 
 
I trust that this satisfies your interest in this matter. 
 
Yours sincerely 
 
Carolyn Gullery 
General Manager,  
Planning, Funding & Decision Support 
 

---