Civic Administration Building 
838-842 Fergusson Drive, 
Upper Hutt 
Private Bag 907, Upper Hutt 5140 
Tel:     (04) 527-2169 
Fax:    (04) 528-2652 
Email:  [Upper Hutt City Council request email] 
Website:  www.upperhuttcity.com 
 
 
 
 
 
 
 
Howard Rait 
File: 311/04-001 
via email: 
Ref: JM 
[FYI request #6299 email] 
 
31 August 2017 
Dear Howard 
RE: OFFICIAL INFORMATION REQUEST FOR YOUTH AND RAAYS 
I am writing to acknowledge receipt of your official information request dated Saturday 29 July 2017 for Youth and 
RAAYS. 
We received your request on Monday 31 July 2017. We will endeavour to respond to your request as soon as possible 
and in any event no later than Monday 28 August 2017, being 20 working days after the day your request was 
received. If we are unable to respond to your request by then, we will notify you of an extension of that timeframe. 
Your request is being handled by the Legal Services Division. If you have any queries, please feel free to contact the 
Legal Services Division on 04 527 2169. If any additional factors come to light which are relevant to your request, 
please do not hesitate to contact us so that these can be taken into account.  
To keep the Mayor and Councillors informed, a brief summary of your request will be published as part of the regular 
Audit Risk and Finance Committee Agenda. 
Andrea Hilton, City Solicitor, is overseeing your enquiry. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
Jacqui McKelvey 
Administration Officer 
 

---

13 Decisions on requests 
Legislation:  
Local Government Official Information and Meetings Act 1987 
(1) 
Subject to this Act, the local authority to which a request is made in accordance with section 10 of 
this Act, or is transferred in accordance with section 12 of this Act or section 14 of the Official 
Information Act 1982, shall, as soon as reasonably practicable, and in no case later than 20 working 
days after the day on which the request is received by that local authority,— 
(a) Decide whether the request is to be granted and, if it is to be granted, in what manner and 
for what charge (if any); and 
(b) Give or post to the person who made the request notice of the decision on the request. 
[(1A) 
Subject to section 23 of this Act, every local authority (including a local authority whose activities are 
funded in whole or in part by another person) may charge for the supply of official information under 
this Act.] 
(2) 
Any charge for the supply of official information under this Act shall not exceed the prescribed 
amount. 
(3) 
Where no such amount is prescribed, any charge fixed shall be reasonable, and regard may be had to 
the cost of the labour and materials involved in making the information available and to any costs 
incurred pursuant to a request of the applicant to make the information available urgently. 
(4) 
The local authority may require that the whole or part of any charge be paid in advance. 
(5) 
Where a request in accordance with section 10 of this Act is made or transferred to a local authority, 
the decision on that request shall be made by the [chief executive] of that local authority or an officer 
or employee of that local authority authorised by that [chief executive] unless that request is 
transferred in accordance with section 12 of this Act to another local authority or to a Department, 
Minister of the Crown, or organisation. 
(6) 
Nothing in subsection (5) of this section prevents the [chief executive] of a local authority or any 
officer or employee of a local authority from consulting a local authority or any other person in 
relation to the decision that the [chief executive] or officer or employee proposes to make on any 
request made to the local authority in accordance with section 10 of this Act or transferred to the 
local authority in accordance with section 12 of this Act or section 14 of the Official Information Act 
1982. 
[(7) 
If a request (the original request) is amended or clarified after the date on which it is received, the 
local authority that receives the request may treat the amended or clarified request as a new request 
that, for the purposes of subsection (1), replaces the original request.] 
[(8) 
However, subsection (7) does not apply if—  
(a) the original request is amended or clarified because the local authority sought an 
amendment to, or a clarification of, the request; and 
(b) the local authority did not seek that amendment or clarification within 7 working days after 
receiving the original request.] 
 
 

---