Southern District Health Board  
Dunedin Hospital 
201 Great King Street 
Private Bag 1921  
DUNEDIN 9054  
 
 
 
Chief Executive Officer 
 
Phone 03-476 9456 Fax 03-476 9450 
 
27 October 2017 
 
 
Health Sector Workers Network 
Email : [FYI request #6420 email] 
 
Dear Health Sector Workers Network 
 
Re: Official Information Act Request 
 
I refer to your Official Information Act request received by email on 28 September 2017 in 
which you specifically requested the following: 
 
Are you able to clarify the data around the ‘instances’ of use of mechanical restraint (or physical 
restraint by SDHB’s definition)? For example, type of physical restraint and duration. According to 
SDHB policy, this data should be available in the Restraint Register (housed in Safety 1st).  This 
should document the start and finish times of physical restraints and the type of restraints used. 
Obviously the presentation of this data should be anonymised for the protection of privacy.   
 
Regarding the 69 instances reported, it should be noted that 6 of these instances have two 
restraint types used (both wrist and ankle restraints), therefore the table provided shows a 
total of 75 entries. The data is incomplete, due to the finish times for many of these restraints 
not being entered into the system.  (See attached “Restraints OIA.pdf”). 
 
The OIA request was for “all policy documents” on the use of mechanical restraints. Could you 
also provide the “Use of Recommended Mechanical Restraint Methods Guideline” policy 
document? This policy is referenced in the Restraint Minimisation and Safe Practice Procedure 
document provided. 
 
MIDAS 58612 – this document is provided as requested.  Please note it is currently being 
reviewed as part of our document management processes.  (See attached “Use of 
recommended restraints.pdf”). 
 
You have the right to seek an investigation and review of our decision by the Ombudsman.  The 
Ombudsman's Office can be contacted on 0800 802 602 or on-line at 
http://www.ombudsman.parliament.nz/. 
 
 
 
Yours sincerely 
 
1 

---

 
 
 
 
Chris Fleming 
Chief Executive Officer 
 
Enclosed:  Restraints OIA.pdf 
 
Use of recommended restraints.pdf 
 
 
2 

---