Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Copies of submissions and correspondence related to faculty redundancies at the School of Music in 2018'.

 
 
Council Minutes 
 
4:00pm 
 
18 June 2018 
 
 
 
Present:  
Mr St John (Chair), Mr Daniell (Acting Chair  from 5.55pm),  Professor 
McCutcheon (Vice-Chancellor),  Mr Ferrier, Mrs Dunphy, Associate Professor 
Kawharu, Mr Kiely, Associate Professor Sims, Ms Cusack 
 
In Attendance: 
Professor Morrow, Mrs Cleland, Ms McNaughton, Mr Gudsell, Mrs Verschaeren 
 
and Mr Gordon and Mr Matto for item 2.6.3 in Part B 
 
 
In attendance to present the Te Reo Māori Policy and Principles to Council: 
 
 
 
Mr Peters, Ms P Toft, Dr S Tamati, Professor A Jones, Mr H Dale, Miss A 
 
Morehu, Dr B   Dunphy, Dr S   Sturm, Mrs J Wade, Mr M Steedman, Mr K 
 
Paenga, Miss J  McLeod,  Mr W Houia, Ms T  R  Morehu, Ms R Morehu, Mr T 
 
Morehu, Ms A Hohaia, Ms V Demant, Ms J Rogers, Mr S Rogers, Mr B 
 
Marumaru, Mr I Marumaru, Ms A Houpapa 
 
PART A – Open Minutes 
 
The members of the Māori Policy Committee and a delegation of Māori staff presented the Te Reo 
Māori Policy and Principles to Council. 
The Chancellor thanked Mrs Catherine Dunphy and Associate Professor Kawharu for their support 
with the presentation of the Te Reo Māori Policy and Principles. 
 
 
1. 
APOLOGIES 
Ms Dawson, Ms Tarrant and Sir Ralph Norris 
 
RESOLVED (Chancellor/Vice-Chancellor): that the apologies be noted 
 
 
 
2. 
DISCLOSURES OF INTEREST BY COUNCIL MEMBERS 
 
 
No further disclosures were made. 
 
 
3. 
HONOURS/AWARDS 
Council noted that the Chancellor and Vice-Chancellor had sent congratulatory letters to 
those persons with links to the University. 
 
4. 
CONFERMENT OF DEGREES 
 
With the authority of Council, the Chancellor conferred the degrees as per the schedule 
 
provided to the meeting. 
 
Council Minutes 18.06.18 
Page 1 of 6 
 
5. 
AWARD OF DIPLOMAS 
 
With the authority of Council, the Chancellor awarded the diplomas as per the schedule 
 
provided to the meeting. 
 
6. 
COUNCIL MEETINGS 
 
6.1   Council, Draft Minutes (Part A), 30.04.18 
 
 
 
 
 
 
 
RESOLVED  (Chancellor/Mr Ferrier): That the Minutes (Part A) of the 
 
Council meeting held on 30.04.18 be taken as read and confirmed. 
 
 
6.2   Matters arising from the Minutes (Part A), 30.04.18 not elsewhere on the Agenda. 
 
No matters arising. 
   
7. 
VICE-CHANCELLOR’S REPORT 
 
The report was taken as read. 
 
The Vice-Chancellor highlighted that Distinguished  Professor Margaret Brimble  had been 
elected a Fellow of the Royal Society of London; this was a very rare award, as there were 
currently only four Fellows of the Society active in New Zealand. 
 
Council acknowledged Mrs Catherine Dunphy who had won a leadership award for enabling 
service. 
 
 
 
RESOLVED  (Chancellor/Mr Daniell):  that the Vice-Chancellor’s 
 
 
 
Report be noted. 
 
 
8. 
REPORTS OF COUNCIL COMMITTEES 
 
8.1   AUDIT AND RISK COMMITTEE 
 
 
 
 
 
  8.1.1   Minutes (Part A), 23.05.18  
 
 
RESOLVED  (Chancellor/Mr Daniell): that the Audit and Risk 
 
Committee Minutes (Part A), 23.05.18 be received 
 
 
8.2   CAPITAL EXPENDITURE COMMITTEE 
 
            
 
 
 
     8.2.1 Minutes (Part A), 30.04.18 
 
 
RESOLVED  (Chancellor/Mr Daniell): that the  Capital Expenditure 
 
Committee Minutes (Part A), 30.04.18 be received. 
 
 
 
 
 
 
 
Council Minutes 18.06.18 
Page 2 of 6 
 
 
8.3  FINANCE COMMITTEE 
 
 
 
8.3.1  Minutes (Part A), 29.05.18   
 
 
 
 
 
 
   
 
 
RESOLVED (Chancellor/Vice-Chancellor): that the Finance  
 
   
 
 
Committee Minutes (Part A), 29.05.18 be received. 
 
 
 
 
8.4  EQUITY LEADERSHIP COMMITTEE MID-YEAR REPORT  
 
 
This report was presented by Ms McNaughton, Pro Vice-Chancellor Equity. 
 
 
 
She drew Council’s attention to the Gender-Based Harassment Working Group. 
 
 
After email and telephone threats had been made to female staff members last year 
 
 
and  this  year,  the  work  on policies and practice by the Working Group  had 
 
 
accelerated. 
 
 
Unfortunately recently another incident had occurred, however, this had also allowed 
 
 
us to ascertain the efficiency of the new practices and strategies that were currently 
 
 
in place. 
 
 
The Equity Office was currently working with the Director of Libraries and Learning 
 
 
Services, Ms Sue Roberts, the Dean of Law, Professor Andrew Stockley  and  had 
 
 
engaged with the Senior Leadership Team to  provide  guidance to students around 
 
 
workplace learning. 
 
 
 
    RESOLVED  (Chancellor/Mr Kiely):  that the Equity Leadership Committee Mid-Year 
 
    Report be received. 
 
 
8.5 
NAMING COMMITTEE REPORT, 01.06.18 
 
 
 
 
 
 
RESOLVED (Chancellor/Mr Ferrier): that Council note that Naming 
 
 
 
 
 
Committee has approved the renaming of the building currently 
 
 
 
 
 
named “UniServices House”, situated at 70 Symonds Street to  
 
 
 
 
 
“Auckland Bioengineering House” once UniServices has  
 
 
 
 
 
departed the building. 
 
 
9.  SENATE MATTERS 
9.1  Memorandum, 28.05.18 of the Vice Chancellor regarding Decision under 
  Standing Order 59 of Senate 
 
 
 
The  Vice-Chancellor drew Council’s attention to Standing Order 59 of Senate which 
 
stated: “If the Chair decides under this Standing order not to place a matter or motion 
 
on the Order Paper, he/she shall refer the decision to the next meeting of the Council 
 
of the University”. 
 
  The Vice-Chancellor  reported that  he  had declined two notices of motion from 
  Professor Tom Bishop. These related to the review of Libraries and Learning Services. 
  The rationale for this decision was based on the fact that on two previous occasions, in 
  2011 and 2013, the Council, after taking legal advice, had resolved that matters 
  related to employment of staff were not the purview of Senate. More specifical y in the 
  resolution of 2013, under  clause 4, it had resolved that the powers delegated from 
  Council  to Senate  excluded  any matter or part of a matter that related  to the Vice-
  Chancellor’s responsibility as employer of all staff. 
 
  Council noted that Senate had the right to discuss purely academic matters related to 
  libraries and that members of Senate could request to put these matters on the  
Council Minutes 18.06.18 
Page 3 of 6 
 
  Senate Agenda. However,  the  declined  motions  arose after consultation with library 
  staff had started and referred partly to employment matters which did not fall within 
  the delegations of Senate. 
 
  Council requested that, as a matter of practice, it  would be desirable  to include the 
  delegations from Council to Senate in the induction of Council members. 
  Council could only make academic decisions after taking the view of Senate on these 
  matters.  The appropriate procedure for academic  matters  to go to Council was that 
  they went to Senate after being discussed by  the appropriate committees;  the 
  advice from Senate was included in its report to Council. 
 
 
RESOLVED (Chancellor/Mr Ferrier): that the Memorandum, 28.05.18 
of the Vice-Chancellor regarding his Decision Under Standing Order 59 
of Senate be received 
 
9.2  Report of Senate, 28.05.18  
 
With regards to the Draft Assessment of Student Learning Policy and Procedures, the 
Vice-Chancellor  told Council that Senate had so far not formed a clear view on the 
matter. Senate members had now been asked to indicate the specific clauses in the 
Policy and Procedures to which they objected, identifying precisely what they considered 
was wrong with them and proposing specific changes to these clauses. This would be 
discussed further at the Senate meeting in July 2018. 
 
The Deputy Vice-Chancellor (Academic), Professor John Morrow, introduced the Report. 
He advised Council that Senate had discussed the Reviews of the Department of 
Management & International Business and of the Discipline of Politics & International 
Relations; Senate was of the opinion that the implementation plans of both reviews 
provided appropriate responses to the review panel’s questions. 
 
  Part Ai, 1-4:    
Reviews to be received by Council 
  Part Aii, 5-8: 
Policy and other matters requiring Council approval 
 
  Part B, 1:  
Matters for noting by Council  
  Part C, 1-2:  
Matters handled under Delegated Authority 
 
 
 
The Te Reo Māori Policy and Principles was included in Part Aii 
 
RESOLVED (Associate Professor Kawharu/Mrs Dunphy): that the Te 
Reo  Māori  Policy  and Principles,  item  Aii8  of the Report of Senate, 
28.05.18 be adopted. 
 
RESOLVED (Chancellor/Mr Kiely): that the recommendations in: Part 
A1-7 of the Report of Senate, 28.05.18 be adopted and Parts B and C 
be noted. 
. 
 
 
10.  CORRESPONDENCE REFERRED BY THE CHANCELLOR 
 
   
 
  RESOLVED  (Chancellor/ Vice-Chancellor):  that the letter from the 
 
   
 
  Hon. Chris Hipkins, be noted.  
 
 
11.  OTHER MATTERS FOR DECISION OR NOTING 
 
11.1  SEAL 
 
 
 
Since  the Council meeting on 26.04.17 the seal has been applied to the following 
documents in accordance with the Council resolution of 18.02.1991: 
Council Minutes 18.06.18 
Page 4 of 6 
 
 
1.  Heritage Covenant under the Heritage New Zealand Pouhere Taonga Act 
2014 – ‘Old Government House’ – Heritage New Zealand Pouhere Taonga and 
The University of Auckland (owner) 
2.  Heritage Covenant under the Heritage New Zealand Pouhere Taonga Act 
2014 – ‘Balneavis 5 Alten Road’, Auckland – Heritage New Zealand Pouhere 
Taonga and The University of Auckland (owner) 
3.  Heritage Covenant under the Heritage New Zealand Pouhere Taonga Act 
2014 – ‘The Residence located at 23 Alten Road’, Auckland - Heritage New 
Zealand Pouhere Taonga and The University of Auckland (owner) 
4.  Covenant under the Heritage New Zealand Pouhere Taonga Act 2014 – ‘The 
Epsom Bunker Entrance’– Heritage New Zealand Pouhere Taonga and The 
University of Auckland (owner) 
 
RESOLVED (Chancellor/Mr Ferrier): that the affixing of the seal to the above 
documents be noted. 
 
 
 
11.2  RESCINDMENTS 
   
 
 
   
 
 
 
Memorandum, 06.06.18 from Margaret Allen, Manager, Scholarships and 
 
 
 
 Graduation. 
 
 
 
The Deputy Vice-Chancellor (Academic) explained that the problem arose as a 
consequence of miscommunication between the Faculty, the Student Records Office 
and the Graduation Office. In this programme there was split cohort of students and 
part of the cohort  received a class of Honours and the other part did not.  The 
rescindment would allow all eligible students to receive the appropriate class of 
Honours. 
 
 
 
RESOLVED  (Chancellor/Vice-Chancellor):  that Council  receive  the 
Memorandum, 06.06.18 and rescind the conferral of Master of Management 
Degrees awarded  with  incorrect milestones  (i.e. class of Honours) to the 
students listed on the memorandum at Autumn (May) 2018 Graduation. 
 
 
12.  GENERAL BUSINESS  
 
12.1 
AUDIT AND RISK COMMITTEE MEETING DATES 2019 
 
 
The following 2019 meeting dates had been confirmed: 
 
 
Audit and Risk Committee Dates:  
 
 
26.02.19  21.05.19  17.09.19  19.11.19   
 
13. 
LEAVE OF ABSENCE (for Council meeting of 20 August 2018) 
 
Mr Ferrier advised that he would not be able to attend the meeting of 20.08.18 
 
 
 
 
 
Council Minutes 18.06.18 
Page 5 of 6 
 
PART B 
PUBLIC EXCLUSIONS 
RESOLVED (Chancellor/Vice-Chancellor): That the public be excluded from Part B of this meeting. 
The general subject of each matter to be considered while the public is excluded, the reason for 
passing this resolution in relation to each matter, and the specific grounds under section 48(1) of 
the Local Government Official Information and Meetings Act 1987 for the passing of this resolution 
are as follows: 
General subject of each matter to be considered: 
 
Item No. 1.1 
Council Meeting Minutes (Part B), 30.04.18 
 
Item No. 2.1 
Animal Ethics Committee, Membership Report 
 
Item No. 2.2 
University of Auckland Biological Safety Committee 
 
Item No. 2.3 
University of Auckland Human Participants Ethics Committee 
  
Item No. 2.4  
Audit and Risk Committee, Minutes (Part B), 23.05.18 
 
Item No. 2.5 
Capital Expenditure Committee, Minutes (Part B), 30.04.18 
 
Item No. 2.6.1 
Finance Committee, Minutes (Part B), 29.05.18 
 
Item No. 2.6.2 
Financial Performance to 31 March and Interim Forecast for 2018 
 
Item No. 2.6.3 
Treasury Policy Review 
 
Item No. 2.7 
University Honours Committee reports 
 
Item No. 3.1 
Request for an apology from the University. 
 
Reason for passing this resolution in relation to each matter: 
 
The protection of the interests mentioned below. 
Grounds under section 48(1) for the passing of this resolution: 
 
Those in Section 9 of the Official Information Act 1982 namely: 
i)  To protect the privacy of the persons referred to in the recommendations and to 
maintain the confidentiality of those recommendations; 
ii)  To enable the University to carry on without prejudice or disadvantage negotiations; 
and 
iii)  To prevent the disclosure or use of Official Information for improper gain or 
advantage. 
AND THAT Adrienne Cleland, Professor John Morrow, Peter Gudsell, Pamela Moss, Todd Somerville, 
Lisa Finucane,  Craig Gordon (for item 2.6.3), Mudasir Matto (for item 2.6.3) and Wendy 
Verschaeren be permitted to remain for this part of the meeting, after the public has been excluded, 
because of their knowledge of, or need to be briefed about, the matters to be discussed.  This 
knowledge, which will be of assistance in relation to the matters to be discussed, is relevant to 
those matters because it relates to aspects of the administration of The University of Auckland for 
which those persons are responsible. 
The Meeting moved into Public Excluded Session at 5.20pm 
The Meeting closed at 6.35pm 
 
Approved as a true and correct record.    
_____________________           ________ 
Scott St John, Chancellor                       Date  
Council Minutes 18.06.18 
Page 6 of 6