Dave Lane 
[FYI request #9470 email] 
 
Dear Dave 
 
Thank you for your email of 30 January 2019 requesting the following information under the 
Official Information Act 1982 (the Act): 
 
 
Which role in the Ministry is responsible for making "free" licenses for Microsoft Office 
365 available to students at the high school level. 
 
I  note  you  made  a  further  request  under  the  Act  on  13  February  2019.  The  Ministry  is 
considering that request separately and will provide a response in due course.   
 
The decision about which software products are used at high school, and whether the school 
provides any software licenses to students is made by the school not the Ministry of Education. 
 
Microsoft, like many other software vendors used by New Zealand schools, provide heavily 
discounted or free software licenses for students globally.  
 
As licensed Microsoft products are also used extensively at schools by school staff for both 
administrative  and  learning  purposes,  the  Ministry  does  negotiate  a  national  software 
agreement with Microsoft that covers the use of various server software products (e.g. email, 
file  storage),  desktop  operating  systems  and  office  productivity  tools.  A  side  benefit  of  this 
agreement  is  that  it  also  extends  “free”  licensing  to  Office  365  to  students  enrolled  at  the 
school, which some schools choose to take advantage of. 
 
Stuart Wakefield, Chief Digital Officer, at the Ministry is responsible for negotiating technology 
supply agreements for schools, including the Microsoft schools agreement.  There is further 
information about this agreement here: 
 
https://education.govt.nz/school/running-a-school/technology-in-schools/software/microsoft/  
 
I hope this information is helpful for you. You have the right to ask an Ombudsman to review 
this decision. You can do this by writing to [email address] or Office of the 
Ombudsman, PO Box 10152, Wellington 6143. 
 
 
Yours sincerely 
 
Zoe Griffiths 
Deputy Secretary 
Business Enablement and Support 
OIA 1176023 
National Office, Mātauranga House, 33 Bowen Street, Wellington 6011 
education.govt.nz 
PO Box 1666, Wellington 6140. Phone: +64 4 463 8000 Fax: +64 4 463 8001 

---