3 March 2020 
 
For: Mark Montgomery  
By email: [FYI request #12152 email] 
 
 
Dear Mr Montgomery, 
Official information request for Asbestos Management Plans prepared under  
Regulation 13(2) of the Health and Safety at Work Regulations 2016. 
 
I refer to your official information request dated 3 February 2020 for  
“Copies of all Asbestos Management Plans prepared under Regulation 13 (2) 
of the Health and Safety at Work (Asbestos) Regulations 2016 for all 
workplaces occupied or from time to time occupied by the Waikato District 
Health Board where asbestos or ACM (Asbestos Containing Material) is 
suspected to be or has been identified at the workplace”. 
Under the Official Information Act 1982 (the Act), Waikato DHB may impose charges 
for  the  time  taken  and  resources  used  in  dealing  with  a  request.  At  present  we 
generally charge where a request is likely to take more than 4 hours for a member of 
the public or 8 hours for MPs. 
Your  request  has  been  identified  as  one  likely  to  take  this  amount  of  time  and 
accordingly we intend to invoice you for the request. At this stage it is estimated that 
your request will incur the following costs: 
Staff time searching for relevant material: 40 hours (minus 4 hours free) 
Rate: $38/half hour (as per Ministry of Justice guidelines)  
Total Charge: $2736.00.  
 
Please  note  that  this  is  only  an  estimate,  and  that  actual  charges  payable  will 
depend on the actual time taken and costs incurred.  
Please contact me to confirm that you wish to proceed with your request. If you do, 
you will be invoiced on completion of the request.  
We will defer responding to your request until we receive confirmation from you that 
you wish to proceed. If you choose not to proceed or wish to alter your request in any 
way, please let us know as soon as possible. 
In the meantime, we enclose the DHB overarching Asbestos Management Plan 
which sets out the DHB’s expectations in meeting the duties imposed by Regulation 
13 (2) of the Health and Safety at Work (Asbestos) Regulations 2016.  
In addition, I have also enclosed a sample excerpt from the Waikato DHB Asbestos 
Register. This provides an example of how a multitude of plans and monitoring is 
embedded for each of the numerous buildings across our estate in which Asbestos 
Containing Material is suspected and / or identified and is being managed under the 
Policy and overarching Plan.  
 

---

You have the right to seek an investigation and review of the Ombudsmen of the 
decision to charge. Information about how to make a complaint is available at 
www.ombudsman.parliament.nz or Freephone 0800 802 602. 
Yours sincerely,  
 
Tanya Maloney 
Executive Director – Strategy, Investment and Transformation (Acting) 
Waikato District Health Board 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

---