Download original attachment
(PDF file)
This is an HTML version of an attachment to the Official Information request 'Public meeting minutes of school board'.
NAENAE COLLEGE BOARD OF TRUSTEES 
Minutes of the Board of Trustees Meeting 
Thursday 27 October 2022 
Naenae College 
Present: 
Karen Shepherd (Parent Representative), Rome Vailini (Parent Representative) Derek 
Saumolia (Parent Representative), Milica Zivanovic (Parent Representative), Eric Parker 
(Student Representative), Devon Turi (Staff Representative), Taneora Ryall (Co-opt Member) 
Apologies:  Tafaoimalo Loudeen Parsons (Parent Representative) Te Ana Fowell (Co-opt Member) 
In attendance:  Nicole Rose (Secretary)   
The meeting of the Naenae College Board of Trustees commenced at 1847 
Governance:  
The Board received recommendations for the co-opting of two board members Taneora Ryall 
and Te Ana Fowell.  
•  Co-opted member Taneora was introduced to the board, with a proposal that he be accepted on 
to the Board of Trustees as a co-opted member.  
Approved R Vailini / K Shepherd 
•  The Principal submitted apologies on behalf of Te Ana Fowell who was unable to attend the 
meeting. The Principal provided a recommendation to the Board that Te Ana be co-opted on to 
the Board of Trustees.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Approved N Richards / R Vailini 
•  The Board discussed the establishment of the newly elected board sub-committees. The Principal 
discussed the mahi that needs to be completed by the committees in order to drive the strategic 
direction of the board.  
•  The Board noted the previous committee structure: 
1.  Marae 
2.  Community Engagement 
3.  Finance/Resource Committee 
4.  Non trustees’ committees: 
o  Operational – Curriculum Executive 
o  Health and Safety Committee 
The Principal proposed that the Marae Committee and the Community Engagement Committee be 
combined into one committee. The Principal proposed the following sub-committee structure: 
•  Wellbeing committee 
•  Resource committee 
•  Marae and Community Engagement Committee 
•  Digital Technology Strategic Committee – Non board committee with recommendations being 
submitted to the board as required  
•  Curriculum Executive Committee - Non board committee with reporting monthly to the board via 
the Principal’s report 
•  Health and Safety Committee – Non board committee with reporting monthly to the board via the 
Principal’s report  
Motion: That the Board accept the committee structure proposal submitted by 
the Principal  
 
 
 
 
 
 
 
 
Approved N Richards / K Shepherd 
Page 1 of 3 
 
Action – Board members are encouraged to indicate which committee they want to be on, and the chair 
should determine which committees need additional members by the next meeting. 
Action – Before the January meeting, define the responsibilities of each committee, including which 
committee members will take on which roles. 
Board Governance Manual Feedback:  
•  Board members reminded to review the Board Governance Manual and provide any feedback at 
the November meeting.  
Decision Paper Minutes of the September Board Meeting 
The Naenae College Board of Trustees received and noted the minutes of the September Board meeting.  
The Naenae College Board of Trustees: 
•  Approved the minutes of the Board meeting which was held on Thursday 25 August 2022  
N Richards / D Turi 
Policy Review 
Noting Paper – Policy Review for Term 4 
The Naenae College Board of Trustees received and noted the paper, with the following items being discussed:  
•  The Principal noted the importance of engaging with our school policies and how they govern our 
school.  
•  Board members will be allocated policies that they are to be aware of and responsible for.  
•  If any issues are discovered in the policies, issues can be raised with School docs and amendments can 
be made to reflect our school should they be required.  
•  Policies can be reviewed by student and staff representatives  
The Naenae College Board of Trustees: 
•  Noted the policies which are due for review during Term 4 
•  Motion Policy review roster for the next 6 months to be 
completed. This will include delegations to board members 
to complete policy reviews.  
Approved N Richards / R Vailini 
Action – Policy review roster to be completed and presented for approval at the November meeting  
Resource Committee 
Decision Paper – BOT Funding Contribution to renovations:  
The Naenae College Board of Trustees received and noted the paper, with the following items being discussed: 
•  The principal noted that late this afternoon we received an amended figure from IR Group, that the 
BOT Contribution will be $174k 
The Naenae College Board of Trustees: 
•  Approved a contribution of $174,166.12 towards the 10 Year Property Plan  
K Shepherd / D Saumolia 
•  Approved latest BOT accounts to be provided to the Ministry of Education, as required when making a 
BOT contribution to a Ministry owned building via capital project 
N Richards / R Vailini 
•  Noted the Resource Committee endorsed the funding contribution for Board approval.  
•  Noted The Resource Committee discussed the funding of the administration block renovations in its 
meeting held 18 October 2022.  
•  Noted The committee understands that this funding is critical to gaining Ministry of Education 
approval for the project to go ahead.  
Page 2 of 3 
 
•  Approved the minutes of the Resource Committee meeting held on Tuesday 18 October 2022  
K Shepherd / N Richards 
Marae Committee:  
Noting Paper – Minutes of the Marae Committee 
The Naenae College Board of Trustees received and noted the paper, with the following items being discussed: 
•  The Marae Committee agreed to increase fees for hireage, with additional discussions to be had 
regarding Naenae College family discounts.  
•  The Whare Kai renovation is due to be completed this week, including painting.  
The Naenae College BOT: 
•  Approved the minutes of the Marae Committee held on Thursday 27 October 2022.  
D Turi / N Richards 
Financial 
Decision Paper: Approval of the Naenae College Business Operations Manager to be a financial signatory 
The Naenae College Board of Trustees received and noted the paper. 
The Naenae College Board of Trustees: 
•  Approved Nicole Rose, Business Operations Manager to be submitted as a financial signatory on 
Naenae College Board of Trustees bank account.  
 
 
 N Richards / K Shepherd  
Student Report  
Student Representative Report – Eric Parker 
The Naenae College Board of Trustees received and noted the paper. 
The Naenae College Board of Trustees: 
•  Accepted the staff representative report for October 2022 
E Parker/T Ryall  
Staff Report 
The Naenae College Board of Trustees received and noted the paper. 
The Naenae College Board of Trustees: 
•  Accepted the staff representative report for October 2022 
D Turi / K Shepherd 
Principal’s Report 
The Naenae College Board of Trustees received and noted the paper, with the following items being discussed:  
•  Jane Hambidge accepted the role of Assistant Principal and is commencing work in January 2023.  
•  The Presiding member asked whether the Career HOD would be replaced like for like.  
The board:  
Accepted the Principals report for October 2022 
N Richards / D Turi 
The meeting of the Naenae College Board of Trustees concluded at 2037 
 
Signature _______________________________ Date______________________________________ 
Page 3 of 3