Office of the Privacy Commissioner 
PO Box 10094, The Terrace, Wellington 6143 
Level 11, 215 Lambton Quay 
Wellington, New Zealand 
P +64 4 474 7590   F +64 4 474 7595 
E [email address] 
0800 803 909 Enquiries 
privacy.org.nz 
16 October 2024 
 
Miss W Forest 
By email only to:   [FYI request #28596 email] 
 
 
Tēnā koe  
 
Official Information Act Request (Our Ref: OIA/0399) 
We refer to your Official Information Act 1982 (OIA) request received on 1 October 2024. You 
request: 
I am seeking the guidance document or opinion otherwise issued to either Ministry of Social 
Development or the associated Minister (“MSD”) outlining the Privacy Commissioner 
response to MSD seeking guidance for the use of publicly visible branding on it’s letters 
associated with it’s clients. These letters are where the clients cannot effectively opt out or 
not able to refuse to provide their address in order to receive benefits. 
 
We have refused your request under section 18(e) of the OIA on the basis that the document 
alleged to contain the information requested does not exist or, despite reasonable efforts to 
locate it, cannot be found. 
We note there are a number of case notes on our website which address the issue of agency 
details contained on envelopes:  
•  Case Note 23067 [2003] NZPrivCmr 23: Patient objects to receiving X-rays in envelope 
with label indicating contents.  
•  Case Note 35433 [2003] NZPrivCmr 17: Addressee objects to Community Probation 
Service's details on envelope. 
•  Case Note 68858 [2005] NZPrivCmr 3: Prisoners object to Department of Corrections 
stamping outgoing mail with name of prison. 
•  Case Note 203014 [2009] NZPrivCmr 8: Stamp on envelope identified woman's health 
condition. 
While these do not relate to MSD, we hope you find them useful in showing the Privacy 
Commissioner’s past approach to these matters.  
 
 
OIA/0399/A1019007  

---

2 
If you are not satisfied with my response to your request, you  have  the  right  to  ask  the 
Ombudsman to investigate and review my decision under section 28 of the OIA. 
 
Nāku iti noa, nā 
 
Liz MacPherson 
Deputy Privacy Commissioner 
OIA/0399/A1019007  

---